Annammeko prosessispagetin sotkea vision henkilökohtaisesta julkishallinnosta?

Loppukeväästä -24 Nortalilla oli kunnia pitää Valtio Expossa puheenvuoro teemalla ”Henkilökohtainen julkishallinto”. Esitys käsitteli kansalaislähtöisiä julkishallinnon palveluita ja visiotamme edistyneestä kansalaisportaalista (jossa Viron valtionhallinto on sivumennen sanottuna kiskomassa kaulaa Suomeen verrattuna!). Iloksemme puheenvuoro herätti kuulijakunnassa niin paljon ajatuksia, että sen jälkeen keskustelijoita ja kysyjiä oli tapahtumaosastollamme jonoksi asti. Visio henkilökohtaisesta julkishallinnosta on siis tervetullut ja kiinnostaa, mutta sen tiellä on vielä joitakin esteitä; muun muassa kattilallinen spagettia.

Henkilökohtainen julkishallinto toteutuu jälkidigitaalisessa ajassa – vai toteutuuko?

Perinteisiä julkisia palveluita on digitoitu koko 2000 luvun ajan. 2010-luvulta eteenpäin kasvokkaisia ja paperipohjaisia palveluita on myös kokonaan korvattu niiden digitaalisilla vastineilla. Vähitellen edistyneimmät kunnat, kaupungit ja virastot ovat pistemäisten kehityshankkeiden sijaan jopa alkaneet katsoa palveluitaan koko yhteiskunnan läpi. Nyt, 2020-luvulla olemme jo siirtymässä ns. jälkidigitaaliseen vaiheeseen, jossa kansalaisille pitäisi pystyä tarjoamaan ”henkilökohtaista julkishallintoa” (engl. Personal Government). Tällöin keskiössä onkin kansalainen ja tämän kulloinenkin elämäntilanne tai päivärytmin osa, ei enää yhden julkisen toimijan omasta näkökulmastaan määrittelemä palvelupolku. Tämän kehityksen ilmentymänä nähdään usein niin sanottu kansalaisportaali, joka mobiililaitteessa – tai muussa päätelaitteessa – sisältää kaikki tietosi, kaikki mahdollisuutesi ja kaikki velvollisuutesi. Julkiset palvelut kulkevat aina taskussasi. Portaali mahdollistaa sujuvan ja vaivattoman asioinnin julkishallinnon kanssa, ja kaikki tarvittava on kolmen peukalonliikkeen päässä.

Prosessispagetin kauhanvarressa pian entistä vähemmän kokkeja

Visiota ihmiskeskeisistä, saavutettavista, ennakoivista ja luotettavista kansalaispalveluista ei kuitenkaan voida toteuttaa, jos taustajärjestelmät ja palvelutuotantoprosessit upean kansalaiskäyttöliittymän moottorina ovat yhtä spagettia: ratkaisut ja järjestelmät eivät keskustele keskenään, tieto ei liiku eivätkä palvelupolut linkity toisiinsa. Sekavan teknisen ympäristön tuomien haasteiden päälle asiaa tutkineet instituutiot kuten Keva myös ennustavat, että jopa joka kolmas Suomen valtiolla työskentelevä henkilö eläköityy vuoteen 2030 mennessä. Tämä tarkoittaa, että meillä on jo viiden vuoden sisällä yhä enemmän palvelun tarvitsijoita ja entistä vähemmän niitä, jotka noita palveluita taustajärjestelmien avulla pyörittäisivät. Lienee melkoisen laiskaa ajattelua, että mistään saisimme palkattua kuntiin, kaupunkeihin ja valtion virastoihin saman tai suuremman määrän tekijöitä. Niinpä tekemistä on tehostettava.

Alt-tab:n hakkaamisesta aidosti tuottavaan työhön

Niin kutsutut vähäkoodiset eli low-code/no-code-ratkaisut ovat kehittyneet viime vuosina jättiläisloikin ja mahdollistavat myös julkishallinnon sovellusten, automaatioiden ja ohjelmistorobottien nopean kehittämisen ja joustavan muokkaamisen ilman syvällistä ohjelmointiosaamista. Jokainen meistä tunnistanee tilanteen, jossa yritämme saada vähänkään monimutkaisempaa työvaihetta tehdyksi, mutta työnkulku vaatii jatkuvaa hyppimistä sovelluksesta toiseen. Alt-tabia naputtamalla siirtyminen käy suhteellisen kivuttomasti, mutta datan kopiointi ruudusta toiseen tuskin on sitä, mistä monikaan meistä ylioppilaskeväänään haaveili. Low-code-ratkaisut ovat avainasemassa julkishallinnon palveluiden taustalla toimivien järjestelmien ja prosessien tehostamisessa ja modernisoinnissa. Kymmenen miljoonan euron järjestelmäuudistushankkeen sijaan low-code-välineitä hyödyntäen voidaan ketterästi rakentaa koostava kerros taustajärjestelmien päälle. Tämä kerros orkestroi työnkulut niin, ettei hyppelyä eri järjestelmien väillä enää tarvita. Sen sijaan saavutetaan mahdollisuuksia nopeampaan ja joustavampaan kansalaispalveluiden kehitykseen, vähemmän inhimillisiä virheitä, parempaa tiedonkulkua ja vähemmän rutiineihin tuhlattua aikaa.

Vähäkoodiset työkalut tositoimissa

Low-code-välineet voivat esimerkiksi auttaa automatisoimaan toistuvia toimintoja kuten asiakirjojen ja raporttien lukemisen ja yhteen vetämisen tai lupa-anomusten käsittelyn ja arkistoinnin. Lomakkeiden täyttäminen, ilmoitusten lähettäminen ja tietojen kopiointi ja päivittäminen voidaan myös hoitaa automaattisesti. Kaikki tämä vapauttaa yhä harvenevan henkilöstön aikaa monimutkaisempiin ja arvoa tuottaviin tehtäviin. Järjestelmien näkökulmasta low-code-ratkaisut voivat auttaa yhdistämään erillisiä tuotteita, ratkaisuja ja tietokantoja. Ne mahdollistavat eri palveluiden saumattoman integraation, jolloin tiedon jakamisesta ja päätöksenteosta tulee reaaliaikaista. Low-code-ratkaisujen avulla kansalaisen henkilökohtainen julkishallinto voisi siis perustua aidosti saumattomaan tietojen liikkumiseen eri viranomaisten välillä sen sijaan, että jokaisessa liityntäpinnassa syntyy ihmistyön aiheuttamaa hidastumista, virhealttiutta ja kustannuksia.

Askeleita kohti henkilökohtaisen julkishallinnon visiota

Henkilökohtaisen julkishallinnon ei Suomessakaan tarvitse jäädä pelkäksi visioksi. Kehitystä sen suuntaan tehdään jo, mutta välillä huomio kannattaa kääntää kansalaiselle näkyvistä työkaluista ja käyttöliittymistä myös siihen, mikä palvelut mahdollistaa, eli taustajärjestelmiin ja -prosesseihin. Nykyaikaiset vähäkoodiset työkalut tarjoavat mahdollisuuden merkittäviin edistysaskeleisiin tiedon hyödynnettävyydessä, rutiinien automatisoinnissa ja prosessien virtaviivaistamisessa – ilman miljoonien eurojen järjestelmähankkeita.